Sorø Kommune er forpligtet til at købe ind efter princippet om ligebehandling og gennemsigtighed. Dette fremgår af EU-udbudsdirektivet, Udbuds- og Tilbudsloven. Det betyder, at kommunen skal sikre konkurrence og gennemsigtige vilkår samt at alle leverandører har mulighed for at blive leverandør til kommunen.

Kommunen anvender indkøb og udbud strategisk. Ud over at resultere i konkrete økonomiske besparelser gennem lavest mulige pris, skal Politik for indkøb og leverandørsamarbejde medvirke til at udvikle den kommunale opgaveløsning gennem innovation, udvikling og videndeling med private virksomheder og andre offentlige myndigheder og samarbejdspartnere.

Kommunens indkøbsaftaler skal understøtte kommunens arbejde med Vision 2022 både ift. bæredygtighed (klima og miljø), samfundsmæssige ansvar (sociale og uddannelsesmæssige klausuler) og sociale forhold (CSR, Corporate Social Responsibility). Der anvendes kædeansvar i kontrakterne, når dette er relevant. Det gælder både hvad angår miljøforhold, bæredygtighed og sociale klausuler.

Kommunens indkøbsaftaler skal leve op til brugernes krav, hvorfor fagpersoner og brugere i vidt omfang involveres i indgåelsen af aftalerne.

Politikken indeholder fire målsætninger, der viser Byrådets overordnede politik for indkøb og leverandørsamarbejde:

• Vi køber effektivt ind – til den bedst mulige pris og med færrest mulige omkostninger for erhvervsliv og kommune (transaktionsomkostninger)
• Vi tilrettelægger indkøb, så alle lokale virksomheder – små som store – såvel som alle andre virksomheder har mulighed for at blive leverandører til kommunen
• Vi køber ind under mest muligt hensyn til klima, miljø og samfundsansvar
• Vi inddrager brugerne, når vi køber ind og følger løbende op

Du kan læse mere om hvordan Politik for indkøb og leverandørsamarbejde udmøntes på www.soroe.dk og FINDUS. Her finder du også udbudsplanen, der viser hvilke kontrakter/produkter/ydelser, der udbydes eller genudbydes i det kommende år.

Indkøbs- og udbudspolitikken er godkendt i Byrådet d. 22. april 2020.

De politiske målsætninger viser Byrådets overordnede politik for indkøb og leverandørsamarbejde og er således en tilkendegivelse overfor borgere og virksomheder om, hvad de kan forvente inden for området.

Vi køber effektivt ind – til den bedst mulige pris og med færrest mulige omkostninger for erhvervsliv og kommune

Sorø Kommune har et stort indkøbsvolumen og det skal udnyttes til at sikre den rigtige kvalitet til de bedste priser ud fra en helhedsbetragtning og inden for gældende lovgivning. Det betyder, at vi på nogle områder indgår centrale indkøbsaftaler efter udbud og at vi på andre områder finder mere fleksible løsninger. Det er en primær målsætning, at politik og strategi for indkøb og leverandørsamarbejde bidrager til Sorø Kommunes økonomiske politik.

Vi er omkostningsbevidste. Det gælder både selve indkøbet og processen for indkøbet (før og efter). Alle indkøb og udbud skal til stadighed effektiviseres så der anvendes færrest mulige ressourcer i vores administration, i vores institutioner og områder samt hos vores nuværende og kommende leverandører. Vi ønsker fortsat at professionalisere vores indkøb ved at samle varebestillinger på færre hænder, øge brugen af e-handel og indkøb indenfor indgåede aftaler (compliance) samt samle indkøb på færre leverancer (mindre administration og større bæredygtighed). Ligeledes skal der sikres en transparent gevinstrealisering.

Vores indkøb skal være af god kvalitet og det er derfor de faglige medarbejdere, som formulerer krav og ønsker til vores indkøb under hensyn til brugernes behov og ønsker.

Sorø Kommune har løbende øje for konkurrenceudsættelse og kommunen vil derfor til stadighed overveje, hvorvidt konkurrenceudsættelse kan medføre økonomiske besparelser og/eller en bedre opgaveløsning. Omvendt vil kommunen også være parat til at hjemtage udliciterede opgaver, hvis opgaven kan løses bedre eller billigere internt i kommunen.

Vi tilrettelægger indkøb, så alle lokale virksomheder – små som store – såvel som alle andre virksomheder har mulighed for at blive leverandører til kommunen

Sorø Kommune ønsker at handle med de dygtigste leverandører uanset om virksomheden er lille eller stor og om virksomheden er lokal eller global. Vi indretter vores indkøb og udbud, så flest mulige virksomheder har mulighed for at konkurrere om opgaven på lige og gennemsigtige vilkår.

Sorø Kommune ønsker gode professionelle relationer med vores tidligere, nuværende og kommende leverandører. Hvor lokale virksomheder er konkurrencedygtige vil Sorø Kommune søge at købe ind lokalt. Samarbejdet skal bære præg af professionalitet og ordentlighed og der skal herske åbenhed, tillid og fortrolighed mellem parterne.

Sorø Kommune ønsker at samarbejde med de bedste leverandører uanset leverandørernes størrelse. Udbud opdeles derfor i mindre delaftaler, når dette er hensigtsmæssigt og økonomisk forsvarligt, således at også små leverandører har mulighed for at byde på aftalerne. Gennem samarbejde med eksterne leverandører forventer kommunen at opbygge relevant viden om markeds- og produktudvikling og vores leverandører skal stille statistisk materiale om kommunens indkøb til rådighed. Ligeledes er det et krav, at leverandørerne kan tilbyde relevant rådgivning til kommunen om dennes indkøbsmønstre mm. Dette gælder både for indkøb af varer, service- og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsarbejder.

Vi køber ind under mest muligt hensyn til klima, miljø og samfundsansvar

Sorø Kommunes politik for indkøb og leverandørsamarbejde skal udover den økonomiske politik også bidrage til kommunens overordnede vision. Kommunens indkøb og udbud tilrettelægges derfor under mest muligt hensyn til klima, miljø og samfundsansvar.

Med Vision 2022 sætter Byrådet fokus på det gode hverdagsliv for alle – i en bæredygtig kommune med natur, kultur og historie. Den overordnede ramme for visionen er FN’s 17 verdensmål hvor Sorø kommunen har valgt ni af de 17 mål, som i særlig grad opleves som relevante for udvikling af kommunen.

Sorø Kommunes klimamål for CO2-udledning er at reducere udledningen med 70 pct. frem mod 2030. Miljøforhold og bæredygtighed indarbejdes hvor det er relevant i kravspecifikationen eller i tildelingskriterierne, særligt når det drejer sig om indkøb og udbud af produkter eller ydelser, som i sig selv har en stor miljøpåvirkning eller som forbruges i store mængder.

Vi inddrager brugerne, når vi køber ind, så det sikres, at vi køber de rigtige produkter

Vores indkøb skal være tidssvarende og af den rigtige kvalitet i forhold til brugernes behov. Derfor inddrages brugerne, når det er relevant, i samarbejde med da faglige medarbejdere, der formulerer krav og ønsker til vores indkøb.

Udbuddet skal sammensættes under hensyntagen til, at det så vidt muligt skal medvirke til at skabe innovation og udvikling i den kommunale opgaveløsning, hvilket fordrer videndeling med private virksomheder og andre offentlige myndigheder og samarbejdspartnere.